Gegendarstellung bei Abmahnung: Recht aus § 83 Abs. 2 BetrVG und Reaktion des Arbeitgebers
Eine Gegendarstellung ist Ihre schriftliche Erklärung zu den Vorwürfen einer Abmahnung. Nach § 83 Abs. 2 BetrVG sind „Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte“ dieser auf sein Verlangen beizufügen. Die Abmahnung bleibt in der Akte, Ihre Erklärung liegt daneben.
Mit dem Beifügen ist die Pflicht des Arbeitgebers erfüllt.
Das Gesetz knüpft das Recht an den Arbeitnehmer; nur die Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds zur Akteneinsicht setzt einen Betriebsrat voraus (§ 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG).
Das BetrVG gilt nicht für Verwaltungen und Betriebe des Bundes, der Länder, der Gemeinden und sonstiger Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts (§ 130 BetrVG). Maßgeblich ist, ob ein öffentlich-rechtlicher Rechtsträger den Betrieb führt (BAG, Beschluss vom 26.08.2020, 7 ABR 24/18, Rn. 46). In einer städtischen GmbH gilt § 83 BetrVG deshalb auch unter dem TVöD.
Religionsgemeinschaften und ihre karitativen und erzieherischen Einrichtungen nimmt § 118 Abs. 2 BetrVG „unbeschadet deren Rechtsform“ aus. Eine gGmbH der Caritas oder Diakonie bleibt also ausgenommen.
Im Geltungsbereich des TV-L müssen Beschäftigte nach § 3 Abs. 6 Satz 4 und 5 TV-L über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor der Aufnahme in die Personalakte gehört werden. Ihre Äußerung ist zu den Personalakten zu nehmen. Eine dafür gesetzte Frist halten Sie ein.
Fehlt diese Anhörung, ist die Abmahnung nach der Rechtsprechung zu tariflichen Anhörungspflichten formell unwirksam; im Fall BAG, Urteil vom 19.02.2009, 2 AZR 603/07, war der Arbeitgeber deshalb zur Entfernung verurteilt worden (Rn. 6, 19).
Vor der Gegendarstellung: Personalakte einsehen und Vorwürfe prüfen
Vor jeder Antwort steht die Akteneinsicht. Nach § 83 Abs. 1 BetrVG dürfen Sie Ihre Personalakte einsehen und dazu ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Dann prüfen Sie jeden Vorwurf einzeln und notieren für sich Datum, Ablauf, beteiligte Personen und die Belege für Ihre Version.
Abmahnung unterschreiben: Empfangsbestätigung, Zusatz und verweigerte Annahme
Die Wirkung der Abmahnung hängt von Ihrer Unterschrift nicht ab. Der Arbeitgeber entscheidet nach BAG, Urteil vom 14.12.1994, 5 AZR 137/94, frei, ob er „eine mündliche oder schriftliche Abmahnung erteilt“.
Unterschreiben Sie deshalb höchstens den Empfang, mit dem handschriftlichen Zusatz: Erhalten am (Datum), Inhalt nicht anerkannt. Eine Zeile, die den Inhalt anerkennt, bleibt ohne Ihre Unterschrift.
Die Annahme zu verweigern, bietet keinen Schutz. Nach der Rechtsprechung des BAG zu Kündigungsschreiben gilt ein bei einer Besprechung im Betrieb grundlos abgelehntes Schreiben nach § 242 BGB als im Zeitpunkt der Ablehnung zugegangen (BAG, Versäumnisurteil vom 26.03.2015, 2 AZR 483/14, Rn. 21, 29).
Gegendarstellung zur Abmahnung: Aufbau, Frist und Muster
§ 83 Abs. 2 BetrVG nennt weder eine Frist noch eine Form; auch eine Gegendarstellung per E-Mail schließt das Gesetz nicht aus. Übergeben Sie sie trotzdem gegen Empfangsbestätigung auf Ihrer Kopie.
Beantworten Sie jeden Vorwurf gesondert. Enthält eine Abmahnung mehrere Vorwürfe und ist einer davon unzutreffend, muss sie insgesamt aus der Akte entfernt werden; für die zutreffenden Vorwürfe gilt sie „als mündliche Abmahnung“ fort (2 AZR 603/07, Rn. 19).
Bleiben Sie bei den Tatsachen. Eine Rüge nur von Formfehlern nimmt der Abmahnung die Warnung nicht, selbst wenn sie deshalb aus der Akte muss. Im Kündigungsschutzprozess zählt, ob der Vorwurf in der Sache stimmt und ob die Abmahnung für den Wiederholungsfall erkennbar mit Kündigung droht (2 AZR 603/07, Rn. 19, 21).
Gegendarstellung Abmahnung: Muster zum Anpassen
Kopf: Ihr Name und Ihre Personalnummer; Empfänger ist der Arbeitgeber, bei Bedarf zu Händen der Personalabteilung. Betreff: Gegendarstellung zur Abmahnung vom (Datum).
Einleitung: Zur Abmahnung vom (Datum) erkläre ich zum Inhalt meiner Personalakte Folgendes.
Je ein Absatz, nur zu Vorwürfen, bei denen Sie sicher sind: Die Abmahnung wirft mir vor, (Wortlaut des Vorwurfs, wörtlich übernommen). Dieser Vorwurf trifft nicht zu. (Ist nur eine Angabe falsch, schreiben Sie stattdessen nur, dass diese Angabe nicht zutrifft. Die richtige Tatsache nennen Sie nur, wenn sie Sie ganz entlastet, etwa: Laut Dienstplan hatte ich an diesem Tag frei.) Soweit zutreffend: Belege kann ich vorlegen, Zeugen kann ich benennen.
Schildern Sie keinen Ablauf, schreiben Sie keine Entschuldigung und keine Namen von Kollegen.
Schluss: Zu den übrigen Vorwürfen äußere ich mich derzeit nicht; darin liegt kein Einverständnis mit ihnen. Ich verlange, diese Gegendarstellung meiner Personalakte beizufügen (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Wahlweise: Zugleich fordere ich Sie auf, die Abmahnung aus meiner Personalakte zu entfernen.
Ort, Datum, Unterschrift.
Die Norm in der Klammer passen Sie an. Leitende Angestellte nennen § 26 Abs. 2 Satz 4 SprAuG, außer bei öffentlich-rechtlichen und kirchlichen Arbeitgebern (§ 1 Abs. 3 SprAuG). Im TV-L gilt § 3 Abs. 6 Satz 5 TV-L, bei der Caritas § 6 Abs. 3 AVR Allgemeiner Teil (ab 01.01.2027: § 7 Abs. 3 AVR).
Sonst, etwa bei öffentlich-rechtlichen Arbeitgebern im TVöD, nennen Sie Art. 16 Satz 2 DSGVO. Danach können Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten „auch mittels einer ergänzenden Erklärung“ verlangen. Bei kirchlichen Arbeitgebern gilt stattdessen § 18 Abs. 1 Satz 2 KDG oder § 20 Abs. 1 Satz 2 DSG-EKD.
Gegendarstellung bei Abmahnung sinnvoll: wann Schreiben hilft und wann Schweigen besser ist
Schweigen kostet Sie keine Verteidigung im späteren Kündigungsschutzprozess, sofern das Kündigungsschutzgesetz gilt. Nach BAG, Urteil vom 13.03.1987, 7 AZR 601/85, müssen Sie nicht gegen die Abmahnung klagen, und es „bedarf auch nicht eines nur verbalen oder schriftlichen Protestes gegen die ausgesprochene Abmahnung“.
Ob die Vorwürfe berechtigt waren, prüft das Gericht dort unabhängig davon, ob die Abmahnung vorher beseitigt wurde (BAG, Urteil vom 13.11.1991, 5 AZR 74/91). In den ersten sechs Monaten (§ 1 Abs. 1 KSchG) und im Kleinbetrieb (§ 23 Abs. 1 KSchG) braucht eine ordentliche Kündigung weder einen Grund nach § 1 KSchG noch eine vorherige Abmahnung.
Die Abmahnung bleibt in der Akte, ob Sie schweigen oder schreiben, und kann bei Versetzung, Beförderung und Zeugnis herangezogen werden (BAG, Urteil vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11, Rn. 21).
Die Gegendarstellung hilft, wenn eine Tatsachenbehauptung nachweisbar falsch ist. Bei Arbeitgebern mit Personalrat wirkt sie zudem vor einer Kündigung: Nach BAG, Urteil vom 31.08.1989, 2 AZR 453/88, gehört zur ordnungsgemäßen Anhörung des Personalrats in der Regel auch die Information über eine bereits vorliegende Gegendarstellung. Dafür muss sie vor der Kündigung in der Akte liegen.
Sie schadet bei unklarer Beweislage. Was Sie schreiben, kann der Arbeitgeber später dem Gericht vorlegen; jedes Zugeständnis bleibt in der Akte, und eine unzutreffende eigene Angabe kann selbst zum Vorwurf werden (2 AZR 782/11, Rn. 6, 27).
Einspruch gegen die Abmahnung: Beschwerde, Betriebsrat und Klage auf Entfernung
Einen förmlichen Einspruch mit Frist gegen eine Abmahnung sieht das Gesetz nicht vor. Beschweren können Sie sich nach § 84 Abs. 1 BetrVG bei der zuständigen Stelle des Betriebs, auf Wunsch mit einem Betriebsratsmitglied, oder nach § 85 Abs. 1 BetrVG beim Betriebsrat selbst. Hält er die Beschwerde für berechtigt, wirkt er beim Arbeitgeber auf Abhilfe hin.
In Behörden übernimmt der Personalrat diese Rolle (§ 62 Nr. 3 BPersVG, in Bayern Art. 69 Abs. 1 Buchst. c BayPVG).
Erzwingen kann der Betriebsrat die Entfernung nicht. Die Einigungsstelle scheidet aus, weil die Entfernung einer Abmahnung ein Rechtsanspruch ist (§ 85 Abs. 2 Satz 3 BetrVG; ArbG Würzburg, Beschluss vom 07.06.2024, 3 BV 5/24, Rn. 20, 22).
Zu entfernen ist eine Abmahnung entsprechend §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB, wenn sie inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachen behauptet, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung beruht oder unverhältnismäßig ist (2 AZR 782/11, Rn. 13). Die vier Gründe erläutert die Seite zur Abmahnung im Arbeitsrecht.
Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses verlieren Sie den arbeitsrechtlichen Anspruch aus §§ 242, 1004 BGB regelmäßig, auch für eine zu Unrecht erteilte Abmahnung (BAG, Urteil vom 19.04.2012, 2 AZR 233/11, Rn. 51). Verlangen Sie die Entfernung deshalb, solange das Arbeitsverhältnis besteht.
