Contesting an employment reference
Checking and challenging your employment reference – your right to a fair reference
A poor or unfair reference can have a significant impact on your entire career. Hidden wording, omitted achievements or veiled criticism – many references contain flaws that are not immediately apparent. You are legally entitled to a favourable and truthful reference. Our specialist employment lawyers in Augsburg will review your reference and ensure that any necessary corrections are made.
Your right to a detailed reference
Nach § 109 Gewerbeordnung (GewO) hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Job reference. Sie können zwischen einem einfachen Zeugnis (nur Tätigkeitsbeschreibung) und einem qualifizierten Zeugnis (zusätzlich mit Leistungs- und Verhaltensbeurteilung) wählen. In der Praxis ist das qualifizierte Zeugnis der Standard und für Ihre Bewerbung entscheidend.
Das Zeugnis muss zwei Grundsätze erfüllen: Es muss wahrheitsgemäß sein und zugleich wohlwollend formuliert – es darf Ihr berufliches Fortkommen nicht unberechtigt erschweren. Offene Kritik, negative Formulierungen und sogenannte Geheimcodes sind nach § 109 Abs. 2 GewO unzulässig. Dennoch verwenden Arbeitgeber regelmäßig eine verschlüsselte Zeugnissprache, die auf den ersten Blick positiv wirkt, von Personalern aber als negativ gelesen wird.
Der Anspruch auf ein Job reference verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB), kann aber deutlich früher verwirken. In der Praxis gehen Arbeitsgerichte davon aus, dass der Anspruch bereits nach wenigen Monaten verwirkt sein kann. Arbeitnehmer in Augsburg sollten daher zeitnah handeln.
Deciphering school reports – spotting hidden assessments
Die Zeugnissprache folgt einem etablierten Notensystem, das sich hinter wohlklingenden Formulierungen verbirgt. „Stets zur vollsten Zufriedenheit" entspricht der Note 1, „stets zur vollen Zufriedenheit" der Note 2, „zur vollen Zufriedenheit" der Note 3 und „zur Zufriedenheit" nur noch der Note 4. „Im Großen und Ganzen zur Zufriedenheit" ist eine glatte 5 – und damit ein Karrierekiller.
Neben dem Notensystem gibt es weitere versteckte Warnsignale: Fehlende Aussagen zu wichtigen Aspekten (sogenannte „beredtes Schweigen"), eine ungewöhnliche Reihenfolge der Beurteilungskriterien, einschränkende Formulierungen wie „im Rahmen seiner Fähigkeiten" oder „hat sich bemüht", und das Fehlen einer Schlussformel mit Bedauern und Zukunftswünschen. Gerade die Schlussformel ist zwar nicht einklagbar (BAG, Az. 9 AZR 227/11), ihr Fehlen wird von Personalern aber als negatives Signal gewertet.
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Reference Check: How good is your reference really?
Check your employment reference against the key criteria. The checklist will show you whether your reference meets the usual standards or whether action needs to be taken.
Having your employment reference amended – your options
Wenn Ihr Job reference fehlerhaft, unfair oder unvollständig ist, haben Sie mehrere Möglichkeiten, eine Korrektur durchzusetzen. Entscheidend ist, dass Sie zeitnah handeln.
Out-of-court settlement
Der erste Schritt sollte ein Gespräch mit dem Arbeitgeber sein, in dem Sie konkret benennen, welche Formulierungen Sie beanstanden. Führt das nicht zum Erfolg, folgt ein schriftliches Korrekturverlangen mit einer Frist von in der Regel 14 Tagen. In vielen Fällen reicht ein anwaltliches Schreiben – wenn der Arbeitgeber erkennt, dass Sie Ihre Rechte kennen und eine Klage droht, wird häufig nachgebessert.
Action for the rectification of a reference before the employment tribunal
Weigert sich der Arbeitgeber, das Zeugnis zu korrigieren, können Sie vor dem Arbeitsgericht Augsburg eine Zeugnisberichtigungsklage erheben. Eine starre Klagefrist gibt es nicht, aber der Anspruch kann verwirken – handeln Sie daher innerhalb weniger Monate. Wichtig zur Beweislast: Fordern Sie eine bessere Note als „befriedigend" (Note 3), müssen Sie beweisen, dass Ihre Leistungen überdurchschnittlich waren (BAG, Az. 9 AZR 584/13). Bei einer Note schlechter als „befriedigend" liegt die Beweislast beim Arbeitgeber.
Special circumstances regarding employment references
Neben dem Endzeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gibt es weitere Konstellationen, in denen Ihr Zeugnisanspruch eine Rolle spielt.
Mid-year appraisal – entitlement and occasions
Ein Zwischenzeugnis können Sie bei berechtigtem Interesse verlangen – etwa bei einem Vorgesetztenwechsel, einer Versetzung, einer Betriebsübernahme oder wenn eine Kündigung im Raum steht. Das Zwischenzeugnis hat eine wichtige Bindungswirkung: Weicht das spätere Endzeugnis ohne sachlichen Grund erheblich vom Zwischenzeugnis ab, können Sie sich dagegen wehren. Gerade in Augsburger Unternehmen mit häufigen Umstrukturierungen ist ein rechtzeitiges Zwischenzeugnis eine kluge Absicherung.
Reference letter in the event of a termination agreement or dismissal
Bei einem Cancellation agreement sollte das Job reference direkt mitverhandelt werden – idealerweise mit einer vereinbarten Mindestnote und einem konkreten Wortlaut. Fehlt eine solche Regelung im Cancellation agreement, bleibt nur der allgemeine Zeugnisanspruch. Bei einer Kündigung empfehlen wir, das Zeugnis zeitnah nach dem Ausscheiden anzufordern und sofort prüfen zu lassen – wer zu lange wartet, riskiert die Verwirkung des Korrekturanspruchs.
Frequently asked questions about employment references
Further information on employment law
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